Menu

Vil du spare 10 minutter i dag? Her er vores bedste råd

BRO - 16 JULI 2019 - #EFFEKTIVITET

Indlægget er oprindeligt skrevet og bragt af bro

1) Hav en god indbakkestruktur

Det er ikke småting, man kan vinde ved at sortere sine e-mails logisk. Du slipper for at sidde og lede efter seneste versioner, gamle vedhæftninger eller noget, du vistnok skrev engang. Så få styr på mapperne. Brug 10 minutter ekstra på at tænke over, hvordan de skal opbygges, så logikken også holder på en travl tirsdag. De 10 minutter vinder du tilbage hver eneste dag. Mindst.

– Karen Minke, seniorprojektleder i bro

2) Lav en dagsorden dagen forinden

Før jeg lukker ned og går hjem, laver jeg hver dag en liste med de opgaver, jeg skal løse den næste dag. Ud for hver opgave tegner jeg så en tom boks, så jeg kan krydse dem af, når de er klaret. På den måde undgår jeg at skulle åbne min kalender (og dermed også min indbakke) i tide og utide, og så kan jeg holde koncentrationen i længere tid ad gangen. Og så er der noget vældig tilfredsstillende i løbende at krydse opgaver af og se, hvor effektiv man er.

– Freja Brix Olsen, praktikant i bro

3) Slå mailnotifikationen fra

At droppe notifikationen i Outlook er noget af det bedste, jeg har gjort for mit eget arbejdsliv. Jeg kunne ikke styre nysgerrigheden, når der tikkede endnu en mail ind, så jeg forstyrrede hele tiden mig selv ved at læse mails. Det er skræmmende, hvor meget vi hele tiden lader os stresse af telefoner og notifikationer. Og løsningen er så enkel. For lad os være ærlige: Mails kan du altid tjekke. Uden notifikationerne får du mere sammenhængende tid, og du kan koncentrere dig om opgaven foran dig.

– Maria Drøscher Haagensen, regnskabansvarlig i bro

4) Brug pomodoro-teknikken

Pomodoro-teknikken er simpel og uhyre effektiv. Den går ud på, at du arbejder i intervaller: Først arbejder du koncentreret i 25 minutter, og så holder du pause i 5 minutter.

Alt, du skal bruge, er et ur, der tæller ned. Og en opgave, der skal løses.
5-minutters pauserne er vigtige. Her får hjernen mulighed for at slappe af, så der er energi til et nyt interval. Pomodoro-teknikken er genial, når man, som jeg ofte gør, arbejder kreativt. For i pauserne sker der noget magisk. Det er her, de gode og kreative ideer får lov til at spire frem. Mens du gør noget helt andet. Får lidt frisk luft eller frisk frugt. Og så gentager du processen igen. Og igen.

– Simon Krag Linde, juniorkonsulent i bro

5) Gør det nemt at eksekvere – brug Outlooks opgavefunktion

Jeg sværger til Outlooks opgave-funktion. Her bryder jeg min to do-liste ned i enkelte opgaver og noterer mit forventede tidsforbrug på opgaven.

Fx lyder en af mine opgaver i dag ”Ring til potentiel kunde (20 min)”. Inde i opgaven skriver jeg navn, telefonnummer og det, jeg skal tale med kunden om. Hvis opgaven tager mere end en halv time, lægger jeg den også i kalenderen med et enkelt klik.

Man kan også tilføje deadlines og påmindelser, og så er jeg især glad for at sortere opgaverne efter Firma. Firma er en af Outlooks standardkategorier, men jeg bruger det fx også til at skrive Helle, som er min chef, hvis det er en opgave, jeg skal vende med hende.

Hun er ikke altid på kontoret, og når hun er, er der rift om hende. Derfor er det godt med et hurtigt overblik over de spørgsmål, jeg har behov for at vende med hende.

Prøv selv – det er virkelig nemt. Du skal bare åbne Outlook og trykke Ctrl Shift K, så er du godt i gang. Du kan også få Outlooks egen vejledning til Opgave-funktionen her.

– Asger Ridderhaugen, konsulent i bro

6) Planlæg fire uger frem

Jeg har en fast søndagsrutine, hvor jeg planlægger 4 uger frem i kalenderen. Det giver overblik og ro i maven, og det behøver ikke tage meget mere end en halv time. Til gengæld betaler det sig tifold i løbet af din arbejdsuge.

Hvorfor? Fordi du eliminerer ubehagelige overraskelser i form af opgaver og møder, du ellers ville have glemt. Og fordi du bliver langt mere tidsrealistisk, når du kortlægger alle dine opgaver. Og ikke mindst fordi du får fokus på at skabe tid til udvikling, så du ikke ligger vandret i drift hele ugen.

Og bare rolig: Det er ikke et krav, at det skal være om søndagen…

– Helle Bro, direktør i bro

7) Saml dine spørgsmål til bunke

Du har fået en opgave. Du går i gang med at løse den. Der opstår et spørgsmål. Fordi det gør der altid.

Når de opstår, skal du lave en vigtig afvejning: Kan du arbejde videre på opgaven uden straks at få svar på spørgsmålet?

Hvis svaret er ja, skriver du dit spørgsmål på en lille liste. Når du har tre spørgsmål, har du også nok grund til at forstyrre din chef/leder/kollega. Og på vej hen til hende kan du nyde tanken om den tid, du har sparet ved at forvandle tre spørgsmålsgåture til en.

– Emil Dahl-Nielsen, konsulent i bro

8) Brug genvejstaster religiøst

Som tekstmand arbejder jeg virkelig meget i Word. Og det er blevet lidt af et ideal for mig at bruge musen så lidt som overhovedet muligt undervejs. I stedet sværger jeg til genvejstaster.

Her er en gammel video, hvor jeg gennemgår et par af dem (lydkvaliteten er mildest talt ikke i top, men det kan du godt leve med):

Lyder det mere som en smagssag end som et reelt tidsbesparende initiativ? Så er det sært, at jeg altid er ved at eksplodere af utålmodighed, når jeg kigger kollegaer over skulderen, mens vi i fællesskab udretter små sproglige mirakler.

– Henrik Hillestrøm, konsulent i bro

9) Skift mellem svære og nemme opgaver

Mit arbejde byder på mange opgaver, som ikke er ’lige til at gå til’. De sluger en masse tid, fordi de skal defineres, før de kan løses – og konsekvensen er ofte, at de bliver udskudt til sidst på dagen. Og det er sjovt nok ofte dér, vi har allermindst energi til at løse dårligt definerede opgaver.

Jeg har tegnet en model forneden, som går ud på at veksle mellem svære og nemme opgaver. Den virker, fordi du gør noget godt for dig selv før hver irriterende opgave:

  • Du hviler hjernen med lavpraktik ind imellem dine irriterende opgaver.
  • Du bliver rehydreret, får rørt dig, og ser lige lidt af kontoret på gåturen til køkkenet. (Begå ikke den fejl at hente en kande vand. Du skal gå efter hvert glas.)
  • Du får bonuspoint for at inkorporere bordhævning i din cyklus.

– Maria Mattsson, juniorkonsulent i bro

10) Brug (masser af) post-its

Jeg har altid en blok med post-its og en sprittusch med til møder – så skriver jeg én opgave pr. post-it, jeg får til mødet.

Når jeg kommer tilbage til min plads, danner de en to do-liste, hvor jeg kan smide post-it’en ud, når jeg enten har løst opgaven eller planlagt at få den løst i kalenderen. Det giver et godt overblik, og min to do-liste er hele tiden opdateret.

– Frieda Molin, konsulent i bro

Leder du efter nye lokaler til din virksomhed?

På Ejendomstorvet.dk kan du søge gratis og uforpligtende blandt hele landets ledige erhvervslokaler, investeringsejendomme og kontorpladser. Klik her og start din søgning allerede nu. 

Fik du læst?

Se alle indlæg i kategorien effektivitet

0 kommentarer


Skriv en kommentar

(max 1000 karakterer)
SKRIV KOMMENTAR