Menu

Skal virksomheden flytte?

SKANSKA - 11 MAJ 2018 - #EFFEKTIVITET

 

Indlægget er oprindeligt skrevet og bragt af Skanska 

Vores samarbejdspartner, Skanska, har lavet en flytteguide til virksomheder, der skal står over for en flytning.

Du kan se den herunder og samtidig læse deres gode råd til en effektiv flytning af din virksomhed:

Præfase

De fleste virksomheder er i konstant forandring. Når summen af ønskede ændringer overgår fordelene ved eksisterende domicil, er det måske tid til at flytte. Afklar hvordan en flytning vil styrke virksomheden:

  • Geografisk bevægelse for at følge kunder eller talent
  • Samle flere afdelinger på samme adresse
  • Rebranding gennem nye lokaler
  • Bedre indeklima i moderne lokaler
  • Besparelser i økonomi
  • Behov for flere eller færre arbejdspladser

Afsøgning/kvalificering

Kortlæg både virksomhedens og medarbejdernes behov. Opstil specifikke krav og prioriteter til nye kontor. Undersøg markedet og kvalificer mulighederne. Hjælp og rådgivning kan fås fra for eksempel erhvervsmæglere eller lejerådgivere, der har fingrene på pulsen i forhold til mulighederne i markedet. Mulighederne indsnævres, og kravene til det kommende kontorhus indskærpes inden for parametre som:

  • Beliggenhed – i forhold til rekruttering, infrastruktur
  • Fleksibilitet – kan lejemålet udvides
  • Totaløkonomi – udgift per medarbejder
  • Bygningens miljøprofil – certificering
  • Området – tilbud til medarbejderen
  • Flerbrugerhus eller domicil
  • Arkitektur og indretning
  • Effektive arealer
  • Synlighed
  • Tidsplan

Valg og aftale

Det endelige valg og den faktiske lejeaftale tager typisk 3 mdr til 12 mdr. og kræver ofte juridisk bistand fra advokater. Desuden skal kontoret tegnes og detaljeres i denne fase. Her er det vigtigt at overveje at:

  • Valg af arkitekter, rådgivere og leverandører i forbindelse med kontorets udforming
  • Inddrage rådgivere i udformingen af aftalen
  • Afvikle eksisterende lejeaftale
  • Inddrage medarbejdere tidligt, gerne inden den endelige beslutning
  • Informere hele virksomheden

 Bygge- og indretningsfase

Fasen omfatter næsten altid et samarbejde med specialister inden for bl.a. indretning, arkitektur og byggeri. Men også medarbejderne bør spille en central rolle og kan med stor fordel inddrages aktivt i processen, fx. i indretningsudvalg eller andre former for styregrupper i forbindelse med flytningen. Her er det vigtigt at:

  • Beslutte hvorledes byggeri, indretning og design skal brande virksomheden
  • Planlægge forløbets faser nøje
  • Involvere eksterne specialister på området
  • Involver interne brandansvarlige og designere
  • Involvere ledere og medarbejdere

Flytning

Udover praktikaliteterne omkring den fysiske flytning bør der også fokuseres på information både indadtil og udadtil. Selvom den reelle flytning kan ske over en weekend, hvor et flyttefirma rykker alt interiør mv. til den nye adresse, kommer alt ikke på plads de første dage. Her er typisk behov for en plan for ibrugtagelsen af de nye lokaler med en realistisk forventning om slutdato. For at “lette” processen er det en idé at:

  • Lave et flytteteam, der er overordnet ansvarlige for processen (før/under/efter)
  • Lave en flytteplan til mellemlederne, der formilder den til sine medarbejdere
  • Informere kunder, samarbejdspartnere og andre interessenter
  • Bestil flyttefirma og afstem tidshorisonten for flytningen
  • Informer via interne kanaler som intranet, mails mv.

Efter flytning

En ofte overset del af flytteprocessen. Det er her, alt optimeres og justeres. Fra ventilation til organisation. Små problemer kan vokse sig store, hvis de ikke håndteres i tide. Opfølgende undersøgelser kan med fordel benyttes til identificere, hvor der skal sættes ind. Optimering af lejemålet kan omfatte:

  • Indretning tilrettes
  • Klimaanlægget tilpasses medarbejdere
  • Dialog med rådgivere om faciliter og vedligehold
  • APV

Og hvis så du står i den situation, at du endnu ikke har fundet det helt rette lokale til din virksomhed, så kan vi selvfølgelig også hjælpe dig! Du kan nemlig helt gratis søge blandt hele landets ledige erhvervslokaler, investeringsejendomme og kontorpladser på Ejendomstorvet.dk!

 

Fik du læst?

Se alle indlæg i kategorien effektivitet

0 kommentarer


Skriv en kommentar

(max 1000 karakterer)
SKRIV KOMMENTAR