Menu

Arbejder du effektivt?

IIH NORDIC - 30 APRIL 2018 - #CASES

IIhnordictimeslot

Sådan øgede dansk virksomhed medarbejdertilfredsheden og omsætningen med 4-dages arbejdsuge

IIH Nordic er et prisvindende digitalt bureau, der huser 50 specialister i online markedsføring og effektmåling. Til dagligt holder IIH Nordic til på Islands Brygge i København. Her stræber de datadrevne strateger efter at skabe målbare resultater for deres kunder og øge livskvaliteten for medarbejderne.

Sidstnævnte resulterede i, at bureauet tilbage i 2015 begyndte at undersøge, hvordan de kunne skabe rammerne for en mere effektiv arbejdsdag. Og dette uden at gå på kompromis med medarbejdertilfredsheden og trivslen på arbejdspladsen, vel at mærke.

Den beslutning har fået stor betydning for, hvordan bureauet arbejder den dag i dag. Både i forhold til hvor meget de arbejder og hvor glade virksomhedens medarbejdere er.

Læs hvad IIH Nordic har gjort for at få en mere effektiv arbejdsuge samtidigt med, at bureauet har formået at opnå en 70% forbedring i forhold til stress, overordnet sundhed og energiniveau.

Hvad er opskriften på 4-dages arbejdsuge?

IIH Nordics mission er at skabe værdi igennem den nyeste teknologi og digitale viden. Både ved hjælp af løbende uddannelse og udvikling af mennesker. Men også ved at sikre høj medarbejdertilfredshed, mindre sygefravær og ikke mindst mindre stress. Glade og motiverede medarbejdere er også effektive medarbejdere, og det har en positiv indvirkning på virksomhedens omsætning.

Men hvad kræver det så, hvis man kun vil arbejde 30 timer om ugen og holde fri hver fredag? Her er IIH Nordics bud på 5 tiltag, der giver dem en mere effektiv arbejdsuge:

Effektivisering af tidsforbruget

Hvis man skal overgå fra en 37 timers arbejdsuge til at holde fri hver fredag, kræver det selvsagt en effektivisering af tidsforbruget. Derfor kortlagde IIH Nordic, hvad de brugte arbejdstiden på. En indsigt der gav indblik i, hvordan hverdagen på bureauet kunne gøres meget mere tidseffektiv og overskuelig. Hvilke tidsrøvere dominerede, og hvor kunne man sætte ind, hvis det skulle skabe resultater?

Pomodoro-teknik til øget fokus

I forbindelse med ovenstående fandt IIH Nordic ud af, at små forstyrrelser i løbet af en arbejdsdag kan have stor betydning for den generelle effektivitet på arbejdspladsen. IIH Nordic arbejdede blandt andet ud fra overbevisningen om, at en medarbejder, der bliver forstyrret midt i en opgave, kan være helt op til 20 minutter om at vende tilbage til at arbejde fuldt fokuseret på selvsamme opgave igen.

Derfor arbejder virksomheden på Bryggen nu ud fra Pomodoro-teknikken, der minimerer antallet af forstyrrelser i løbet af en arbejdsdag. Teknikken hjælper den enkelte medarbejder med at arbejde koncentreret og holde fokus på sine arbejdsopgaver.

Pomodoro-teknikken kort fortalt…

Teknikken går ud på, at medarbejderne arbejder i intervaller: En Pomodoro består af et 25 minutters arbejdsinterval helt uden forstyrrelser fra kollegaer, opkald, e-mails og sociale medier. Hver enkelt arbejdsinterval er så efterfulgt af en 5-minutters pause. Alle fuldtidsansatte medarbejdere hos IIH Nordic har en målsætning om at nå mindst 12 Pomodoros på deres 30-timers arbejdsuge.

Bedre mødekultur

Da IIH Nordic kiggede på, hvad de ansatte i grunden brugte tiden på i løbet af en arbejdsuge, viste de interne møder sig at være en af de helt store syndere. Hvem bestemmer i grunden, hvor lang tid det tager at afholde et møde? Mange er nok tilbøjelige til at svare, at det gør personen, som udsender mødeindkaldelsen. Men virkeligheden er dog en anden.

Skræmmende nok har Outlooks standardindstillinger vist sig at have stor indflydelse på virksomheders mødekultur i forhold til interne møders varighed. Derfor valgte IIH Nordic at overrule Outlook. I stedet for altid at bruge 30 og 60 minutter på møder, bare fordi det er sat som default-indstilling i Outlook, så varer alle interne møder i IIH Nordic i dag henholdsvis 25 eller 45 minutter i stedet. Derudover har alle interne møder en agenda, som er synlig for alle mødedeltagere. På den måde sparer bureauet tid og har fået skabt sig en langt mere effektiv mødekultur.

Færre mails

En anden af de helt store syndere hos IIH Nordic var antallet af e-mails, der blev sendt og modtaget i virksomheden. Undersøgelser viser, at IIH Nordic langt fra er den eneste virksomhed, der har brugt mange interne timer på at besvare mails.

500 timer på årsbasis. Det er så meget tid, vi i gennemsnit bruger på at skrive, besvare og håndtere e-mails på arbejdspladsen. Det viser en undersøgelse, der er foretaget af YouGov for Adobe. Skaleres det ned til timeforbruget på daglig basis, så ender vi på skræmmende 2,3 timer.

IIH Nordic valgte derfor også at skrue ned for antallet af interne e-mails. Og i stedet flytte meget af den interne og dele af den eksterne kommunikation over på en cloud-baseret kommunikationsplatform. De bruger nu Yammer, som fungerer som et socialt medie for virksomheder. Det giver dem mulighed for større videndeling, deling af opdateringer og opbygning af fællesskaber organiseret på baggrund af projekt, emne eller afdeling. Udover at være tidsbesparende, så er Yammer også et skridt på vejen væk fra siloopdelingen, hvor ens arbejdsopgaver kun havner på ens eget skrivebord. I stedet videndeler IIH Nordic nu meget mere information på tværs af organisationen. Kollegerne kan nemt sætte sig ind i hinandens opgaver og projekter når behovet opstår. Ligesom det nedsætter behovet for intern kommunikation via e-mails.

Task management-system

Udover at et manglende overblik over arbejdsopgaver kan være en kilde til stress og frustration, så kan det også være en tidsrøver. Derfor gør IIH Nordic brug af et task management-system, der organiserer og overskueliggør virksomhedens opgaver. På den måde kan alle medarbejdere få et indblik i, hvem der har teten på hvilke kunder, projekter, opgaver og deadlines. Derudover er et task management-system også velegnet til, at medarbejderne selv kan organisere egne arbejdsopgaver. På den måde er IIH Nordics medarbejdere aldrig i tvivl om, hvilke opgaver de hver især skal løse, hvordan de bør prioritere deres tid og hvornår der er deadlines, der skal overholdes.

Resultater

Nu er IIH Nordic jo ikke specialister i effektmåling for ingenting, så selvfølgelig skulle effekten af bureauets 4-dages arbejdsuge også være målbart. Derfor begyndte IIH Nordic også i 2015 at benytte sig af et værktøj, der kunne måle medarbejdertilfredsheden og den generelle trivsel på arbejdspladsen. På baggrund af disse data udregner værktøjet blandt andet en wellness-score. Den viser anonymiseret data for alle ansattes trivsel med særskilt fokus på energiniveauet, medarbejderens personlige sundhed og stress.

70% stigning i wellness-score

Siden IIH Nordic begyndte at måle på den overordnede trivsel, er wellness-scoren steget med over 70%. Ligesom der er synlige forbedringer på alle parametre. Særligt siden virksomheden lancerede 4-dages arbejdsuge har udviklingen af medarbejdertrivslen virkelig taget fart.

Rekordlavt stressniveau

Udover at have skåret den ugentlige arbejdsuge ned til 30 timer, har virksomhedens 4 dages arbejdsuge bragt mange andre positive resultater med sig. Blandt andet har IIH Nordic oplevet et rekordlavt stressniveau blandt virksomhedens medarbejdere. Og dette til trods for, at medarbejderne når den samme mængde arbejdsopgaver på færre timer. I forhold til slutningen af 2015 var IIH Nordics medarbejdere 21% mindre stressede i slutningen af 2016. Og i slutningen af 2017, efter næsten et år med 4 dages arbejdsuge, var medarbejderne hele 50% mindre stressede.

Højere omsætning

Som tidligere nævnt er glade og motiverede medarbejdere også mere effektive medarbejdere, der skaber bedre resultater på bundlinjen. Det har også vist sig at være tilfældet hos IIH Nordic, som foruden ovenstående resultater også formåede at levere højeste omsætning nogensinde i 2017.

Læs mere om IIH Nordic her

Drømmer du også om at øge effektiviteten i din virksomhed, men mangler du det helt rigtige lokale, hvor virksomheden kan udfolde sig? Så kan du søge helt gratis blandt hele landets ledige erhvervslokaler, investeringsejendomme og kontorpladser lige her!

Fik du læst?

Se alle indlæg i kategorien cases

0 kommentarer


Skriv en kommentar

(max 1000 karakterer)
SKRIV KOMMENTAR