Indlægget er oprindeligt skrevet og bragt af bro

Nogle i dette land tjener mange penge på kurser i kunsten at styre projekter. Jeg har selv været igennem dem og er blevet introduceret til post it-påklistrede projektplaner, kilometerbrede Excel-ark og smart teknologi, hvor man skal tagge sine dokumenter på mere og mindre gennemskuelige måder.

Men der er én faktor, der kan få projektet til at bukke under og kollapse. Uanset om overskriften på projektlederkurset hedder Gantt, Prince 2, Scrum eller noget fjerde, og om du bliver anbefalet at bruge Microsoft Projects, Podio, Trello eller noget femte.

Det er den menneskelige faktor.

Derfor er det konkrete handlinger, du altid skal supplere din projektledelse med. Uanset hvilket system du bruger.

Jeg deler dem op i handlinger, der hører hjemme henholdsvis før, under og efter projektet. Der er ni i alt.

INDEN PROJEKTET

1) Lav en projektplan

”Jeg hader at lave projekter og planer” er en sætning, vi har hørt mange gange. Men du kommer ikke uden om den. Og de par timer, du indledningsvis skal bruge på at samle deadlines, planlægge møder og opridse ansvarsfordeling i projektplanen, er godt givet ud. For planen skaber et livsnødvendigt overblik for projektets parter: Dig selv, dine kollegaer og din kunde.

2) Del din projektplan med andre

Ja, kunden skal altid se projektplanen. Det giver en enorm tryghed, at de ved, hvad der sker, når de ikke skal gøre noget. Undersøgelser viser, at det kan forbedre kunderelationen, for de har tiltro til, at du har en plan for at komme i mål. Hvad der reelt foregår, kan være en anden historie.

3) Lav en projektbeskrivelse

En projektbeskrivelse er noget andet end en projektplan. Men den er tilsvarende uundværlig.

Her beskriver I, hvad opgaven går ud på, hvad I har lovet kunden fra starten, hvad succeskriterierne er, hvilke interne forhold I skal være opmærksomme på, og hvem jeres kontaktperson er.

En god projektbeskrivelse opfylder tre grundlæggende formål:

1. Den er jeres kontrakt med kunden
   I lægger den imellem jer og siger: ”Er vi enige om, det er denne opgave, vi skal løse?” Alle nikker. Succesen ligger lige for.
2. Den hjælper din dårlige hukommelse
   Nej, du kan ikke huske, hvad du lovede kunden i femte punkt i den der mail, du sendte for otte måneder siden. Skriver du det ned, undgår du ubehagelige overraskelser. Som fx at du havde lovet at lave en online-version af et magasin, som du pludselig har to dage til at få på web.
3. Den giver andre indblik i projektet
   Får du brug for hjælp fra en kollega, der ikke var med til det indledende møde eller i de første tre måneder af projektet (og det gør du), sparer du en times intromøde og utallige afklarende spørgsmål ved at give projektbeskrivelsen som godnatlæsning.

4) Planlæg at være proaktiv

Udover den projektplan du viser kunden, har du selvfølgelig også en intern version, der er langt mere detaljeret. Her står der konkret, hvornår I skal ringe til kunden og give en status. Det vil altid blive set som en god service, for kunden når ikke at blive utålmodig.

Har du vist din kunde en projektplan, hvor du har noget klar til dem i uge 18, kan du lægge en opringning ind i planen i uge 17. Her fortæller du, at alt går efter planen. Det kan virke som en lille ting, men det viser et overskud, din kunde vil elske dig for.

Du er med andre ord proaktiv i forhold til dine deadlines, så kunden hele tiden føler, der er styr på projektet (og så opdager de heller ikke, hvis der er nogle ture, hvor projektet er ude at sejle internt).

UNDER PROJEKTET

5) Brug en fælles brutto-to-do-liste

Når I går i gang med projektet, vil der dukke nye to-do’s op, som kan virke for besværlige eller små til at plotte ind i projektplanen. Her er det en fordel med en fælles to-do-liste, hvor I løbende skriver de opgaver ind, I kommer i tanker om, også skal løses. Dette frem for at de står på en post-it eller i en notesbog et sted på din kollegas skrivebord.

Skabelonen her er fra Vertex42 (hvor du finder gode, gratis tools til projektledelse).

Det bedste ved denne skabelon er kolonnen med det uimodståelige navn PICK. Den kan du bruge til at vægte opgavens værdi over for, hvor svær opgaven er at få lavet. For at bruge eksemplet herunder: Det er lige nemt at indsætte deadlines i min kalender som at skrive til Anette. Men mailen til Anette har langt større værdi, så den opgave vælger jeg først.

6) Husk rollefordelingen

Det er ikke altid nok at uddelegere ansvar for de enkelte opgaver. Formuler, hvad det betyder for dine kolleger at være ’leverandør’ eller ’analytiker’ på et projekt, og hvad du dermed forventer af deres indsats.

Og husk: Når du er projektleder på et projekt, så skal du være projektleder. Det lyder banalt, men hvis du selv begynder at blive leverandør på projektet, mister du dit overskudsagtige helikopterblik til fordel for den opgave, du skal nå til i morgen. Det kan projektet ikke lide.

Hvordan sørger du for at beholde det nedkølede overblik? Enter punkt nummer syv:

7) Uddeleger alt, hvad der ikke har med din projektstyring at gøre

Spring nu over, hvor det gærde er lavest. Bed om hjælp fra alle dem, du kan, så du kan bruge din tid på det, du skal: styre projektet i mål.

• Få projektassistenten til at lave din research.
• Får du tekster med korrektur tilbage fra kunden, så bed studentermedarbejderen om at føre rettelserne ind.
• Har du brug for at kvalitetssikre tekster på engelsk, så send dem forbi Wordy.com (eller din gymnasielærermor, hvis du er så heldig at have sådan en).
• Book en halv times sparring med en udenforstående kollega.

8) Brug den telefon!

I projektstyring kan du ende med at skulle skrive og besvare uhyre mange mails mellem interne leverandører og kunden. Men mails er problematiske, fordi vi misforstår tonefaldet i 44 procent af alle mails, og vi føler os overbebyrdede af mails, så vi ikke får svaret på dem.

Hvad skal du gøre ved det?

Du skal gå over til din kollega, når du vil have afklaret noget. Og du skal gribe din telefon og ringe til kunden, når du har et spørgsmål / projektplanen skrider / alle ting, du kunne finde på at skrive om i en mail. Du sparer både tid og bekymringer.

EFTER PROJEKTET

9) Evaluer processen

Når projektet er overstået, skal du gøre alvor af disse tre ord:

1. Evaluer.
2. Evaluer.
3. Evaluer.

Sæt et “Hvordan-gik-det-møde” ind i projektplanen fra starten. Så får I afholdt mødet umiddelbart efter projektets afslutning, mens I kan huske projektets succeser og bommerter. Hiv projektbeskrivelsen frem igen, og spørg: Nåede vi egentlig det, der var formålet fra start? Gør plads i projektbeskrivelsen til evalueringens resultater, så I har hele projektets mål og faktiske forløb samlet ét sted.

Der er både god læring og god økonomi i den del. Og du sikrer dig mod at begå de samme fejl næste gang, du står med de samme udfordringer – for det kommer du til.

Leder du efter et nyt kontorlokale?

På Ejendomstorvet.dk er alle ledige erhvervslokaler, investeringejendomme og kontorpladser samlet på ét sted. Og du kan søge helt gratis og uforpligtende blandt dem. Klik her og start din søgning med det samme.