Menu

9 tips til alle rodehoveder

BRO - 10 FEBRUAR 2019 - #EFFEKTIVITET

Indlægget er oprindeligt skrevet og bragt af bro

Er dit skrivebord tynget af bunker, hvoraf du vist nok ved, hvad et par af dem indeholder? Må du flytte lidt rundt på de farverige post-its, der dekorerer din skærm, for bedre at kunne læse disse ord? Har du mere end to halvt fyldte og helt kolde kopper kaffer stående? Og undrer du dig tit over, hvor den fordømte kuglepen, du havde lige før, nu er blevet af?

Så er du nok et rodehoved. Og det skal du gøre noget ved. Godt nok kan du reelt være ligeglad med, at dine kollegaer vil dømme dig på basis af din skrivebordsorden, hvis der ikke er nogen fedtfingre at sætte på din effektivitet og indsats. Sagen er bare, at det er der ofte.

Heldigvis er der masser af råd og teknikker til dem, der er trætte af hver morgen at møde ind til et skrivebord, der ser ud til at have været involveret i en trafikulykke. Og mange af rådene kan skabe forbavsende store resultater, når man tænker på, hvor enkle de er.

Her er 9 af slagsen:

1. Genopfind den fysiske indbakke

De fleste af os har et smart system til at håndtere vores email. Og hvis ikke, kan du få et her.

Men forbavsende få har en metode eller et system til at tage os af de papirer, vi modtager i løbet af en dag. Lidt forvirret lægger vi dem på en ledig del af bordet, mens vi arbejder videre med det, vi var i gang med.

Et godt tip er at genindføre den gammeldaws, fysiske indbakke: Ét sted dedikeret til de opgaver, notater, beskeder og breve, som dumper ned hos dig i løbet af dagen.

2. Hav en papirkurv tæt på dig

Har du først besluttet dig for at smide noget ud, skal du straks kunne gøre det. Det lyder banalt, men det gør reelt en forskel. Chris MacDonald vil sikkert være uenig, men hvis du SKAL rejse dig for at smide papir ud, er papirkurven for langt væk.

Er det af mystiske årsager udelukket, at du kan have en skraldespand inden for en armslængde, så gør det til en regel for dig selv, at du aldrig placerer skrald på dit bord. Aldrig. Snupper du den sidste Gajol fra æsken, så rejs dig, og smid den ud med det samme. Eller anskaf dig en papirkurv, der selv kan gribe skraldet.

3. Fjern unødvendige dimser fra dit skrivebord

Rejs dig op, kig på alle tingene på dit bord. Er der nogen af dem, du aldrig bruger? Væk med dem. Hovedreglen er, at tingene på dit bord skal tjene et formål.

Og kan du på en eller anden måde kategorisere dit rod? Ligger der fx tre kuglepenne lige bag tastaturet, to blyanter ved lampen og en highlighter ovre ved dine kaffekopper? Saml dem med en elastik eller i et krus. Og kaffekopper i flertal? Mindst én af dem hører til i køkkenet.

4. Sæt tid af til at rydde op

På vores kurser i effektivitet anbefaler vi gerne deltagerne at sætte tid af i deres kalender til aktivt at tage overblik. Kig frem i kalenderen, ryd op i indbakken, sorter i bunkerne. Hver uge. Det behøver ikke at tage meget mere end et kvarter. Og jo oftere du gør det, jo kortere tid vil det tage at få styr på bunkerne.

5. Ryd op i bunkerne med KAOS-princippet

Nu har du sat dig for at komme bunkerne til livs. Dit skrivebords skyskrabere skal rives ned. Godt! Her er en enkel og effektiv metode til dig: KAOS-princippet. Det går ud på, at der er fire og kun fire ting, du kan stille op med et stykke papir eller dokument i en bunke.

Vælg en bunke, og gå nu alt bunkens indhold igennem fra toppen af. For hver eneste del kan du nu vælge mellem fire forskellige handlinger:

  1. KASSÉR: Hvis du ikke skal bruge papiret til noget, skal det kasseres. Smid det væk med det samme.
  2. ANVEND: Hvis du ved, hvad du skal bruge papiret til, og du kan gøre det med det samme, så gør det.
  3. OVERLEVÉR: Er der en anden, der skal have papiret, skal du overlevere det med det samme. Put det i en kuvert med frimærke på, gå over og aflever det til den rette kollega, eller læg det i det relevante dueslag.
  4. SYSTEMATISÉR: Har du brug for at gemme papiret, skal du systematisere det. Slå et par huller i, og sæt det ind i det rigtige ringbind. Læg det over i din to do-bakke, hvis du har sådan en. Tag et scan, og gem pdf’en i den rigtige mappe. Du ved bedst selv, hvad der er det rigtige.

6. Giv dig selv færre muligheder for at rode

Vi mennesker er indrettet sådan, at vi nok skal gøre brug af den plads (og den tid), vi får stillet til rådighed. Kan du måske huske, hvornår du sidst hørte nogen sige sætningen: ”Vi har ikke ret meget stående nede i vores kælderrum.”

På samme måde skal du ikke have alle mulige brevordnere, bakkesystemer og ekstra reoler stående, hvis du ikke har en konkret systematik for, hvordan du bruger dem. Ellers vil de automatisk blive holdeplads for papirer, dimser og dutter, du ikke lige ved, hvad du skal stille op med.

Ahhh … så smukt som en solnedgang

7. Tag billeder af ting, du skal huske

Ligger der ting og sager på dit bord blot for at minde dig om et eller andet? Måske er din automatiske blyantspidser løbet tør for krudt, og nu ligger det døde batteri fremme for at minde dig om at købe et nyt? Måske er det en tom blækpatron? Men glemmer du det, hver gang du lukker kontordøren bag dig og suser hjemad?

Tag i stedet et billede af batteriet/dimsen med din telefon. Den tjekker du sikkert ret tit, og næste gang du står nede i isenkræmmeren, kan du vise præcis, hvilket type batteri du skal bruge.

8. Lav en fyraftensoprydning

Når du gør klar til fyraften, så forestil dig, at din chef svinger forbi dit skrivebord en halv time senere. Hvad vil du gerne have, at dit bord fortæller om dig?

Fyraften er et godt tidspunkt at give din arbejdsplads den såkaldte 5-Minute Room Rescue – fem minutter, hvor du retter op på det værste rod og kaos. Det giver din arbejdsdag en god afslutning og gør det nemmere at gå i gang igen næste morgen.

9. Tænk ’Only touch it once’

’Only touch it once’-tanken er tæt relateret til KAOS-princippet. Og navnet afslører næsten det hele. Når du modtager en ny opgave eller et dokument, så tag med det samme stilling til, hvad der skal ske med det. Lad være med at lægge det over i hjørnet og tage det frem hver halve time eller hver tredje dag og overveje, hvornår du mon får tid til at tage dig af det.

Only touch it once betyder ikke, at du skal løse den med det samme, hver gang du får en opgave. Du skal blot beslutte, hvad planen er for at få opgaven løst.

Her er et diagram, der forklarer tanken:

Billedet stammer fra Asian Efficiency.

 

 

Nu ved du altså, hvordan du kan optimere din effektivitet, men hvad nytter det, hvis du står og mangler de helt rigtige lokaler, hvor du kan lade denne effektivitet udfolde sig? Er du på udkig efter et nyt lokale, så kan du se hele landets ledige erhvervslokaler, investeringsejendomme og kontorpladser lige her!

 

Fik du læst?

Se alle indlæg i kategorien effektivitet

0 kommentarer


Skriv en kommentar

(max 1000 karakterer)
SKRIV KOMMENTAR