Menu

7 tips til at uddelegere bedre og mere effektivt

BRO - 03 MAJ 2018 - #EFFEKTIVITET

Todonote

Skrevet af Cecilie Astrid Rudolph fra bro

Det er nemt at forfalde til mantraet: ”Det er nu engang nemmere at gøre tingene selv.” Men hvis du er nærig med din uddelegering, gør du både dit job vanskeligere og din organisation mindre effektiv.

Måske sidder du allerede med paraderne oppe og er klar med comebacks a la:

”Det tager for lang tid at forklare.”
”Det er hurtigere at gøre det selv.”
”Mine medarbejdere mangler erfaringen.”
”Hvis jeg vil have det gjort ordentligt, må jeg gøre det selv.”
Jeg kalder dig ikke uoriginal, men det er de mest udbredte undskyldninger for ikke at uddelegere. Og dem køber vi ikke bare sådan – heller ikke selvom de er sande.

For det første signalerer de en mangel på tillid, som er et meget usundt tegn.

For det andet ændrer de ikke på noget helt grundlæggende: Uddelegering styrker din afdeling og din egen rolle i teamet – uanset om du er leder eller kollega.

Så kom ned af hesten, og køb præmissen: Du skal uddelegere.

Næste afgørende trin er så, hvordan du videregiver opgaven. For det er nemlig langt fra ligegyldigt. Du bliver nødt til at klæde medarbejderen eller kollegaen på til at modtage opgaven og løbe i den rigtige retning med den.

Heldigvis er hjælpen nær. Her får du syv gode råd til at komme i gang med at uddelegere. De er formuleret til ledere med personaleansvar, men de kan reelt bruges af alle – for vi indgår alle i teams af forskellig karakter og med forskellige roller.

1. Uddelegér det rigtige
Ja, det lyder som lidt af en no-brainer. Men det er vigtigt. For du må ikke forveksle reel uddelegering med opgavedumping. Tommelfingerreglen her er, at hvis du ikke selv orker at bruge ressourcer på en opgave, skal du overveje, om det giver mening, at andre gør det.

”Jacob, vil du lige sortere mine visitkort alfabetisk inden klokken 15?” Det er der ikke meget udvikling i for hverken dig eller for Jacob.

Uddelegeringen skal matche de kompetencer og præferencer, som medarbejderen har. Det giver medarbejderen en værdifuld følelse af indflydelse og ansvar, hvilket er væsentligt mere motiverende og udviklende end oplevelsen af blot at parere ordrer.

2. Uddelegér opgaven, ikke metoden
Undgå så vidt muligt at blande dig i måden, opgaven bliver løst på. Tænk mere i hvad end i hvordan. Selvfølgelig har medarbejderen ofte brug for noget styring.

Her er to argumenter for at uddelegere opgaven i stedet for metoden:

Det er markant mere udviklende for medarbejderen selv at udtænke metoden. Har han indflydelse på, hvordan den bliver løst, og selv bidrager med løsningsmodellen, vil kreativiteten og produktiviteten ofte være større.
Medarbejderen vil i mange tilfælde have bedre forudsætninger for at finde den rigtige metode, fordi han netop besidder den nødvendige faglige kompetence på sit område. Og resultatet er i langt de fleste tilfælde vigtigere end fremgangsmåden.
3. Uddeleger hele opgaven til én person
Hvis én person har hele ansvaret for opgaven, vil han som regel også opleve større forpligtelse og motivation for at følge den til dørs.

Samtidig er det også meget lettere for dig at følge udviklingen i opgaven og styre afrapporteringen, når ansvaret ligger ét sted.

4. Vær skarp på mål, forventninger og deadline
En meget almindelig fejl er, at leder og medarbejder ikke er enige om opgavens mål.

Her er tre tommelfingerregler til denne del:

Brief dig selv, inden du indkalder medarbejderen: Se opgaven for dig, og tænk i klare målsætninger – hvad skal laves, hvornår skal det være færdigt, og hvilken kvalitet eller detaljegrad forventer du?
Brug ’for meget’ tid på dit første og grundlæggende brief på opgaven: Det er mere effektivt på sigt, fordi du bruger mindre tid på feedback undervejs.
Aftal altid en deadline: Enhver uddelegering slutter med, at I kigger hinanden i øjnene og dobbelttjekker, at I er enige om deadline.
5. Lav aftaler om de beslutninger, opgaven kræver
Fortæl medarbejderen, hvor stort ansvar han har i forhold til den uddelegerede opgave. Hvilke beslutninger kan han selv træffe, og hvilke skal du godkende?

Vær tydelig, konkret og detaljeret. Instrukser a la ’gør alt, hvad det kræver’ kan tolkes lige bogstaveligt nok. Men vær også opmærksom på, at for stramme rammer og betingelser kan have en ineffektiv og hæmmende effekt på løsningen af opgaven.

Kræv desuden et beslutningsgrundlag, når medarbejderen vil have sparring. Han skal som hovedregel ikke komme og sige: ”Jeg ved ikke, hvad jeg skal gøre.”

Han siger derimod: ”Jeg er gået i stå. Men som jeg ser det, er der tre valgmuligheder med følgende fordele og ulemper.” Så behøver du ikke dykke langt ned i opgaven for at hjælpe videre – og samtidig udvikler det medarbejderen at skulle tænke samtlige tænkelige scenarier igennem.

6. Aftal løbende afrapportering
Aftal med medarbejderen, hvordan du ønsker at blive orienteret om status på opgaven. Dagligt, ugentligt eller månedligt? Over telefonen, på tomandshånd, med hele teamet samlet i mødelokalet, eller er det nok med en mail om fremskridt og udfordringer?

Sådan slipper du for at bekymre dig unødigt for, hvordan det går med opgaven. Det kan let skabe misforståelser og mistillid, hvis medarbejderen føler, at du blander dig for ofte.

7. Sørg altid for at give feedback
Når opgaven er slut, skal du give feedback. Altid. Uanset hvor triviel og lille en opgave kan synes, så har medarbejderen stadig investeret tid og tanker i den. Det skal du honorere. Så sæt tid af til at vende, hvad der gik godt, og hvad der kan forbedres næste gang.

Diskutér resultatet. Giv ros som fortjent. Og husk, at den afsluttende evaluering er jeres mulighed for virkelig at rykke jer.

En lille opsummering: De 7 tips til uddelegering er altså kort fortalt:

Uddelegér det rigtige
Uddelegér opgaven, ikke metoden
Uddeleger hele opgaven til én person
Vær skarp på mål, forventninger og deadline
Lav aftaler om de beslutninger, opgaven kræver
Aftal løbende afrapportering
Sørg altid for at give feedback
Vupti! Nu er du klar til at uddelegere – mere, bedre og anderledes.

 

Nu ved du altså, hvordan du kan optimere din effektivitet, men hvad nytter det, hvis du står og mangler de helt rigtige lokaler, hvor denne effektivitet kan udfolde sig? Er du på udkig efter et nyt lokale, så kan du se hele landets ledige erhvervslokaler, investeringsejendomme og kontorpladser lige her!

Fik du læst?

Se alle indlæg i kategorien effektivitet

0 kommentarer


Skriv en kommentar

(max 1000 karakterer)
SKRIV KOMMENTAR