Menu

6 gode råd til en virksomheds flytteproces

EJENDOMSTORVET.DK - 19 JUNI 2019 - #EFFEKTIVITET


De fleste af os har oplevet den omfattende proces, det er, når en virksomhed skal flytte. Enten som medarbejder på sidelinjen eller måske som en af de medarbejdere der har stået for flytningen. Og hvis ikke man har prøvet en sådan flytteproces, kan man nok godt forestille sig, hvilket kaos der meget let kan opstå.

Det kender de alt til hos virksomheden, Mondelez, som efterhånden er faldet på plads i deres nye kontorlokaler efter en længere flytteproces. I dette indlæg giver de dig 6 gode råd til enhver virksomheds flytning.

Virksomheden bag Oreo, Marabou og meget andet lækkert 

Lad os lige starte med at introducere dig til Mondelez. Hvis du er en af dem med en sød tand, kender du dem måske allerede. De sælger nemlig blandt andet Marabou, Oreo, Daim, Green & Black chokolade og meget andet. Det er en stor og international virksomhed, som har 25 sælgere her i Danmark og derudover 50 medarbejdere samlet på kontoret i Brøndby. Herunder Pernille Trabjerg, som vi har været et smut forbi til en snak om Mondelez’ flytteproces.

Og hvordan er Ejendomstorvet så lige endt i kontakt med Mondelez, tænker du måske? Og inden du tænker videre, så kan vi allerede nu afsløre, at det ikke er fordi, at vi har et stort forbrug af Marabou chokolade her på kontoret, selvom det da ville være et godt gæt.

Det er vores fælles samarbejdspartner, Zeso Architects, som har sat os i kontakt med Mondelez. Zeso bidrager jævnligt med spændende indhold til vores Erhvervshub, og de foreslog, at vi tog et kig forbi Mondelez. De har nemlig hjulpet Mondelez med at skabe de helt rette rammer for firmaet i deres nye lokaler i Brøndby.

En ny begyndelse

Mondelez har de seneste år gennemgået en større transformation, hvor de blandt andet er gået fra mere end 100 medarbejdere på kontoret til nu kun at være 50 medarbejdere. De 50 tilbageværende medarbejdere sad pludseligt langt fra hinanden på det gamle kontor, hvor de havde været vant til at være dobbelt så mange.

”Det var ikke længere den samme virksomhed, og vi havde brug for at flytte til nogle mindre lokaler, hvor vi kunne starte på en frisk,” fortæller Pernille, som har været hovedansvarlig for flytningen af virksomheden.

Da de helt rigtige lokaler var fundet, allierede hun sig blandt andet med Zeso Architects, som har hjulpet med at indrette de nye lokaler.

Mondelez har nu boet i lokalerne i Brøndby i et år. Som i enhver anden flytteproces, er der stadig småting hist og her, som Pernille gerne vil have ordnet, men på trods af dette er de faldet rigtig godt på plads.

Pernille har lært en hel masse af flytteprocessen, og vi har derfor fået lov at dele 6 gode råd fra hende til enhver virksomheds flytning:

1. Vælg en hovedansvarlig for flytteprocessen

Mange gange er det bare lettere og hurtigere at kunne træffe en beslutning, når man ikke er flere om at skulle træffe den. Og netop i en flytteproces skal der træffes mange beslutninger, og det skal ofte gå hurtigt. I sådanne situationer har Pernille haft gavn af, at hun har haft det overordnede ansvar og derfor let og hurtigt har kunne tage et valg.

2. Giv medarbejderne løbende orienteringer

Du har måske prøvet at være en af de medarbejdere, som intet aner om den igangværende flytteproces på dit arbejde. Det gør situationen forvirrende og stressende for medarbejderne, når de ikke aner, om flytningen er lige om hjørnet, og hvor de i øvrigt skal flytte hen. Derfor har Pernille gjort meget ud af løbende at orientere medarbejderne om, hvor i processen de har været.

3. Uddeleger nogle af flytteopgaverne

Selvom Pernille har haft det overordnede ansvar for flytningen, har hun sørget for at uddelegere nogle af arbejdsopgaverne relateret til flytningen. På den måde inddrages medarbejderne også i flytningen. Pernille har blandet andet udnævnt ”seeting managers” i hver arbejdsgruppe. De har haft ansvaret for koordineringen af arbejdspladser blandt medarbejderne i deres gruppe. Hun har også haft et ”designudvalg”, som har været med til at udvælge de helt rigtige møbler, tæpper, lamper osv. Og derudover et oprydningsteam, som har haft ansvaret for oprydning i forskellige områder.

4. Skil jer af med de gamle kontormøbler på den rigtige måde

Mondelez valgte at donere nogle af deres gamle møbler til et godt formål. Andre blev medarbejderne tilbudt til en fornuftig pris, og pengene gik ligeledes til et velgørende formål. På den måde har alle møblerne fået lov til at leve videre, og alt andet ville da også være synd.

5. Pas på ikke at oversælge de nye kontorlokaler

Pernille har gennem hele flytteprocessen haft fokus på ikke at oversælge de nye lokaler, men i stedet været realistisk i forhold til de udfordringer der altid vil være, når man for eksempel skal flytte til noget mindre. Skuffede medarbejdere er aldrig sjovt, og det gør bestemt heller ikke flytteprocessen lettere. Derfor har hun forsøgt at forberede sine kolleger på, at ikke alt ville være perfekt, og at ikke alle ønsker ville kunne opfyldes, og det resulterede faktisk i, at alle var positivt overraskede over det endelige resultat.

6. Brug jeres erfaring og sunde fornuft

”Selvom du ikke behøver at have koordineret hele flytteprocessen på forhånd – for der vil helt sikkert opstå uventede situationer undervejs – så er planlægning selvfølgelig ekstrem vigtig. Men vær heller ikke bange for indimellem at tage det som det kommer og så bruge din sunde fornuft eller erfaringer fra andre projekter,” råder Pernille som det sidste.

Vi håber, at du kan bruge de 6 gode råd fra Pernille til at komme let igennem din næste flytning.

Læs mere om Mondelez her.

Skal din virksomhed også flytte?

På Ejendomstorvet.dk kan du søge helt gratis og uforpligtende blandt hele landets ledige kontorlokaler, investeringsejendomme samt kontorpladser. Klik her og start din søgning allerede nu.

Fik du læst?

Se alle indlæg i kategorien effektivitet

0 kommentarer


Skriv en kommentar

(max 1000 karakterer)
SKRIV KOMMENTAR