Menu

Et frit og åbent kontormiljø – På besøg hos Havas

EJENDOMSTORVET.DK - 14 JANUAR 2019 - #CASES

Hvis vi siger 72 medarbejdere, 65 fysiske arbejdspladser og kun 750 kvadratmeter at gøre godt med, så tænker du nok, at det lyder som noget, der kunne have svært ved at gå op i en højere enhed. Men der vil vi faktisk tillade os at sige, at du tager fejl.

For det er lykkes rigtig godt hos Havas, et integreret medie- og reklamebureau, som vi har været ude og besøge. Hos dem er der ingen faste pladser, og det åbner ifølge dem op for en hel masse muligheder.

Vi møder Johnny Twile, direktør for Havas, lige midt i det hele. Ét stort åbent rum, hvor alle medarbejderne sidder og knokler. Lige ved første øjekast kan det se lidt kaotisk ud med så mange medarbejdere samlet på ét sted. Men det skal vise sig faktisk at være rigtig effektivt.

Brug for sammentænkning

Vi følger Johnny ind i et af de i alt fire mødelokaler, hvor der er glasvægge fra gulv til loft, så vi stadig kan følge med i det, som sker ude på kontoret. Her starter vores snak med Johnny om Havas og deres måde at indrette sig på. Johnny forklarer, at de før i tiden var et opdelt medie- og reklamebureau i samme koncern, som havde svært ved at samarbejde. Med tiden blev det klart for dem, at det var nødvendigt at sammentænke de to bureauer for at leve op til kundernes behov og udnytte deres fulde potentiale. Og det er her, Havas opstår.

For et par år siden beslutter Havas, at de har behov for et større kontor. De er allerede på dette tidspunkt fast besluttet på, at de skal have et åbent kontormiljø. Da de overtager de lokaler, som de sidder i i dag, er det alt andet end åbent. Det er nemlig indrettet som et såkaldt cellekontor, der er opdelt i en masse små kontorer. Men de kunne se mulighederne, og i dag har de skabt et åbent arbejdsmiljø med plads til masser af fleksibilitet.

En ny måde at arbejde på

Men hvorfor var Havas så fast besluttet på, at de skulle have et åbent kontor? Det forklarer Johnny ganske enkelt med ordet fleksibilitet. Hos Havas har de gennem årene set et stigende behov hos deres medarbejdere for fleksibilitet:
Vores måde at arbejde på har simpelthen ændret sig gennem årene. Vi søger mere fleksible rammer, og derfor følte vi, at det var nødvendigt at gøre op med de lukkede kontorer og de faste pladser,” siger Johnny, som også mener, at det åbne kontor leder op til meget mere samarbejde på tværs af virksomhedens afdelinger.

Opgør med de faste pladser

Johnny og hans team har ved hjælp fra både arkitekter og en antropolog fået indrettet deres åbne kontor på den bedst mulige måde. Hos dem er der ingen faste pladser, så når du møder ind om morgenen, vælger du en tilfældig plads. Og så må tiden vise, hvem der bliver din sidekammerat lige netop den dag. Kontoret er indrettet sådan, at der er placeret en hel masse skriveborde i ét stort rum, “maskinrummet” kalder de det. Her sidder størstedelen af alle medarbejderne og arbejder.

Derudover er der placeret en række computere på nogle højborde, hvor de mere flyvske medarbejder kan arbejde, når ikke de har møder. “Ghost-gruppen” bliver de kaldt hos Havas, og denne gruppe er Johnny for eksempel en del af:
“I mange virksomheder har den daglige ledelse deres egne kontorer. Men det vurderer vi ikke er nødvendigt hos os, da det typisk er os i ledelsen, der bruger mindst tid på kontoret. Vi er til mange møder og har ikke i samme grad som de øvrige medarbejdere brug for en fast arbejdsplads i løbet af dagen. Vi går stærkt ind for, at ens jobtitel ikke skal være afgørende for, hvor du sidder på kontoret. Dermed undgår vi også at skabe et tydeligt hierarki imellem os.”

Medarbejderne i Ghost-gruppen kan altså bruge arbejdspladserne ved højbordene til at “tjekke ind” i de ledige timer, de har imellem dagens møder. På den måde spilder man ikke pladsen til en fast arbejdsplads eller et helt kontor.

Maksimal udnyttelse af kontorpladsen

Af samme grund har de hos Havas valgt at etablere færre faste arbejdspladser, end der er medarbejdere. De oplever nemlig sjældent, at alle har brug for en fast plads på samme dag, “og skulle det være tilfældet, at alle er på arbejde samtidig, så løser vi det på den ene eller den anden måde”, indskyder Johnny. Men som regel er der altid nogle, som er ude til møder, nogle som arbejder hjemmefra og andre, som sidder og arbejder i fællesområderne på kontoret, forklarer han. På den måde udnytter de kontorpladsen maksimalt og undgår at bruge unødvendige kvadratmeter på arbejdspladser, der alligevel står tomme.

Samarbejde og læring på tværs

Samarbejde og læring på tværs. To meget vigtige elementer hos Havas. De gør meget ud af at inspirere deres medarbejdere til at samarbejde og lære på tværs af deres kompetencer:
“Ved at indføre de frie arbejdspladser leder man op til, at medarbejderne sidder blandet på tværs af afdelingerne i firmaet. På den måde kan den kreative medarbejder også få en forståelse for, hvad den digitale medarbejder laver, og lederen har mulighed for at få et indblik i, hvad regnskabsafdelingen sidder med,” forklarer Johnny.
Og det lyder da egentlig som en meget god ide, gør det ikke?

Men.. For ja, der må jo være nogle men’ere..

Johnny forklarer, at der selvfølgelig også er nogle ulemper ved et så åbent kontormiljø som deres. Og de har da også medarbejdere, som har haft svært ved at vænne sig til denne måde at arbejde på. De bliver hele tiden klogere, og gør selvfølgelig hvad de kan for at imødekomme medarbejdernes ønsker til ændringer. De har for eksempel haft nogle medarbejdere, som har været generet af støj. Dette arbejder de på at løse med diverse lyddæmpende tiltag, så det bliver rart at være på kontoret for alle.

Derudover har de indrettet en sofagruppe og en stillezone, hvor man kan trække sig en smule væk fra de øvrige medarbejdere, hvis man har brug for det i løbet af dagen:
Når man indretter sig så åbent, som vi har valgt at gøre, så må man også facilitere med nogle løsninger, som imødekommer medarbejdernes behov for ro omkring sig. Det har vi gjort ved at indrette nogle områder, hvor man kan trække sig væk og sidde mere uforstyrret i løbet af dagen,”
siger Johnny.

Fremtidens kontor

Om lige netop et kontormiljø som Havas’ er definitionen på fremtidens kontor, har Johnny svært ved at svare på. Han er overbevist om, at det er den rigtige løsning for Havas, da de bestræber sig på at have en kultur, som bidrager til fleksibilitet, samarbejde og læring på tværs af de forskellige afdelinger. Johnny er også overbevist om, at de generelle arbejdstendenser fortsat vil udvikle sig mod mere fleksibilitet. Men der er mange måder at imødekomme dette stigende behov for fleksibilitet på, og her er det åbne og frie kontormiljø bare én af måderne.

Én ting er i hvert fald sikkert for Johnny, og det er, at cellekontorerne er et overstået kapitel hos Havas.

Besøg Havas her

 

Er du på udkig efter nye lokaler til din virksomhed?

Ejendomstorvet.dk kan du få et overblik over alle ledige erhvervslokaler, investeringsejendomme og kontorpladser. Klik her for at starte din søgning allerede nu!

 

Fik du læst?

Se alle indlæg i kategorien cases

0 kommentarer


Skriv en kommentar

(max 1000 karakterer)
SKRIV KOMMENTAR