Seks gode råd til at vælge det ideelle kontorfællesskab

Ejendomstorvet.dk - - #blog

Der popper hele tiden nye kontorfællesskaber op i landets storbyer, og populariteten er da også steget gennem de sidste mange år. Særligt iværksættere, selvstændige og startup-virksomheder er særdeles nysgerrige på kontorfællesskabernes mange muligheder og tilvalg.

Er du i tvivl om de grundlæggende forskelle mellem et kontorhotel og et kontorfællesskab, så klik på linket og bliv klogere.

I rådende, som du finder herunder, vil du forhåbentlig blive klogere på, hvad du bør være opmærksom på, når du leder efter dit nye kontorfællesskab.

1. Kontorfællesskabets beliggenhed

Beliggenhed kan virke som et helt oplagt fokuspunkt, men alligevel er det værd at nævne, da der er flere overvejelser som kan spille ind.

Kontorfællesskabets placering vil uden tvivl spille en rolle for prisen, da kontorfællesskaber tæt på centrum og transport oftest har en højere leje end kontorfællesskaber længere væk fra city.

Mens nogle foretrækker særlige egne og bydele, vil andre gerne udforske nye steder og komme væk fra de omgivelser, som de befinder og bevæger sig i, i dagligdagen. For nogle virksomhedstyper vil den rette beliggenhed have en stor betydning i forhold til virksomhedens image og brand udadtil. For andre er det særligt transportmuligheder og mulighed for parkering som kan være essentielt.

Derfor bør du også stille dig selv følgende spørgsmål:

  • Er det vigtigt for rekruttering, at kontorfællesskabet ligger i centrum af byen?
  • Er det vigtigt for medarbejdernes bekvemmelighed i forhold til transport, at kontorhotellet ligger i centrum?
  • Er det ok at betale mere for en central placering?
  • Kan kontorhotellets beliggenhed påvirke virksomhedens brand eller image?

Ved at svare på disse spørgsmål kan du måske nemmere spore dig ind på, om det er essentielt at med en beliggenhed i centrum.

2. Kontorfællesskabets pris

At priserne kan variere i fra kontorfællesskab til kontorfællesskab, er ingen hemmelighed – du skal blot kigge på en liste over ledige kontorfællesskaber, for at se at prisforskellen kan være ret stor.

Priserne afspejler tit kontorfællesskabets beliggenhed, om man kan som udgangspunkt sige, at jo tættere på storbyens centrum, desto højere husleje.

Du kan ofte forhandle priserne

Der er særligt to faktorer, som giver dig et godt udgangspunkt for at forhandle priser på et kontorfællesskab:

  1. Kontorfællesskabet er nyt
  2. Du er villig til at binde dig i længere tid med flere kontorpladser

Det nye kontorfællesskab

Har du fået øje på et nyt kontorfællesskab, som har mange ledige kontorpladser? Her vil du ofte være i en position, hvor du kan forhandle om prisen.

Længere binding med flere kontorpladser

Ved du allerede nu, at du har brug for en del pladser, og at du skal bruge dem i længere tid? Så kan du bruge det som en forhandlingstaktik. Jo flere kontorpladser du vil leje – og i jo længere tid, desto mere kan du forhandle prisen.

Depositum varierer

De fleste kontorfællesskaber vil kræve et depositum, men hvor mange måneder, som depositummet dækker over, er til gengæld meget forskelligt fra kontorfællesskab til kontorfællesskab.

Hvis du kigger på mange forskellige kontorfællesskaber, vil du opdage, at nogle kræver en måneds depositum, mens andre kræver tre måneder.

Det kan være interessant at dykke ned i, hvorfor depositummet varierer så meget – er det fordi nogle har lettere eller sværere ved at udleje kontorpladserne?

Har det pågældende kontorfællesskab flere måneders depositum, kan du lave en aftale om, at kontorhotellet skal udbetale dit depositum inden for en kort frist.

Prisen bør afspejle den forventede værdi fra sparring og netværk

De fleste virksomheder jubler ikke ved tanken om at skulle binde likviditet i et kontorfællesskab, hvis ikke det giver en form for afkast til forretningen. Får dine medarbejdere stor værdi af at have et fast, fysisk sted, de kan mødes, arbejde og samarbejde med deres kollegaer? Giver det værdi, at der er mange andre spændende virksomheder, som dig og dine kollegaer kan sparre og networke med?

Overvej hvilken værdi det pågældende kontorhotel kan give til dig og firmaet, og overvej så, om prisen afspejler den værdi, som kontorhotellet giver dig og virksomheden.

3. Kontrakt

Selvom det siger sig selv, så sørg altid for at læse kontrakten godt igennem – særligt det som måske står med småt. Overholder kontrakten det du blev lovet over telefonen og ansigt-til-ansigt? Er der nogle forhold omkring binding, automatisk fornyelse eller øvrige udgifter, så du skal være særligt opmærksom på?

Lange bindinger kan være en udfordring – både hvis virksomheden vokser hurtigt eller bliver mindre indenfor bindingstiden.

4. Brug af kontor

Dette råd handler om, hvor tit og hvor meget du reelt set har planer om at bruge kontorpladserne. Mange undersøgelser viser, at et kontor står tomt en stor del af tiden, og derfor vælger mange virksomheder også at leje færre kontorpladser end antallet af medarbejdere.

Derudover kan antallet af dage medarbejderne arbejder på kontorfællesskabet også have betydning for, hvor vigtig beliggenheden er, hvor inspirerende kontorfællesskabet skal være og hvor høj en pris du er villig til at betale.

Læs også: Find den rette kontortype for dig

5. Faciliteter

Der findes utrolig mange faciliteter, som kan være inkluderet i de forskellige kontorfællesskaber. De fleste inkluderer det mest basale, såsom møbler, internet, rengøring osv. Derudover er der også mange kontorhoteller, som inkluderer reception, telefonpasning, kaffe, mødelokaler, fitness, parkering og andre mange andre faciliteter.

Du bør derfor lave en liste over, hvilke faciliteter der er ”need to have” og hvilke der er ”nice to have”, så du har de bedste chancer for at finde det ideelle kontorfællesskab.

6. Netværk og sparring

Vi kom kort ind på netværk og sparring under det andet råd, nemlig kontorfællesskabets pris. Her nævnte vi, at det kan være en god idé at indtænke, hvor meget værdi netværk og sparring giver dig, når du skal beslutte, hvor meget du vil give for et kontorhotel.

Derudover bør du også overveje, om du gerne vil finde et kontorfællesskab, som er henvendt særligt til din branche, eller om du hellere vil blive inspireret af forskellige virksomheder, som eventuelt kan blive en ny samarbejdspartner.

Rigtig mange virksomheder vælger et kontorfællesskab fordi der er gode muligheder og rammer for netværk, sparring og samarbejde, og derfor skal du også undersøge, hvordan kulturen er i det specifikke kontorhotel. Spørg også gerne ind til om networking og events er socialt eller fagligt anlagt.

Vi anbefaler at du ikke nøjes med en rundvisning, men derimod undersøger muligheden for at afprøve kontorfællesskabet i en uge eller to, så du får en autentisk fornemmelse af, hvordan en arbejdsdag og arbejdsgang ville se ud på det pågældende kontorhotel.

Ofte stillede spørgsmål